Dokumentenmanagement

Elektronische Akten revisionssicher im Dokumentenmanagement System abgelegt!

Ein Dokumentenmanagement System (DMS) hilft Ihnen dabei, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv zu speichern. Ein DMS ist einer der wesentlichen Schritte zur Entwicklung des papierlosen Büros mit allen seinen Vorteilen und Ressourcen-Einsparungen. Mittels DMS können Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente erfassen, speichern, rasch wieder auffinden und für Ihre Abläufe optimal einsetzen.

Moderne Dokumentenmanagement Systeme beinhalten einen elektronischen Posteingang, E-Mail Archivierung, Texterkennung mittels AI und OCR, Berechtigungsmanagement auf Dokumentenebene, Replikationsmanagement und viele weitere Funktionen. Workflows werden im Workflow-Management genau definiert und alle Informationen stehen exakt dort zur Verfügung, wo sie für die konkrete Arbeit benötigt werden. Weitere Funktionen unterstützen das kollaborative Arbeiten.

Sobald Sie alle Beteiligten im Unternehmen vom Nutzen der Arbeit mit einem Dokumentenmanagement System überzeugt haben, können Sie die Vorteile voll und ganz nutzen!

 

Die Vorteile eines Dokumentenmanagement Systems

  • Deutliche Ressourceneinsparungen: Digitales Dokumentenmanagement reduziert Ihre Kosten für Papier, Druck- und Kopieraufwand sowie Ordnersysteme und Stellflächen schlagartig. Die Einführung eines DMS wirkt sich damit direkt auf Ihre Betriebskosten aus!
  • Erhöhte Sicherheit und Compliance: Die Sicherung der bisherigen Papierablagen in elektronischer Form ermöglicht neue Standards für die Sicherung von Daten. Exakte Berechtigungen für den Zugriff auf Dokumente ermöglichen Ihnen, Compliance-Vorschriften und die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bestens einzuhalten.
  • Verbesserte Produktivität: Wenn Inhalte in digitaler Form einheitlich abgespeichert und vollständig indexiert werden, können alle Abläufe beschleunigt werden. Suche und Zugriff auf die Daten werden erleichtert und alle Arbeitsschritte können vollständig und akkurat ausgeführt werden.
  • Ortsunabhängiges Arbeiten: Wenn Sie Ihren gesamten Aktenbestand sowie Ihre Post digitalisieren, können Sie mithilfe eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) alle Informationen ortsunabhängig zur Verfügung stellen.
  • Standardisierte Geschäftsprozesse: Mit der digitalen Transformation Ihrer Papierablagen stellen Sie die Vereinheitlichung und genaue Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse sicher. Informationen werden genau an jeden Stellen bereitgestellt, an denen sie benötigt werden und Arbeitsschritte genauso wie gesamte Workflows können automatisiert werden.

 

Das bietet Ihnen EveryDataStore – ECM

ALL IN ONE | EveryDataStore bietet umfassendes Datenmanagement für Ihr gesamtes Unternehmen in einem System. Alle Daten und Unternehmensprozesse werden zentral an einer Stelle gebündelt.

EINFACH | Das gesamte System ist schlank in seinem Aufbau und sorgt für einfache Bedienung für alle Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen.

INDIVIDUELL | EveryDataStore ist eine individuelle Enterprise-Lösung. Das Datenmodell ermöglicht die individuelle Gestaltung der Dateneinheiten, Eingabe-Masken und Workflows.

MODULAR ERWEITERBAR | Über eine standardisierte Schnittstelle (API) können externe Systeme und Module einfach angebunden werden.

FLEXIBEL | EveryDataStore ist flexibel einsetzbar. Von kleinsten Dateneinheit bis zum Gesamtaufbau des Systems können die Benutzer des Systems dieses flexibel gestalten. Die eingebundenen Apps und Storages ermöglichen die Verwaltung unterschiedlich großer Datenmengen.

RECHTSSICHER | EveryDataStore ist für alle Geschäftsprozesse revisionssicher und DSGVO-konform.